Заявки (диспетчерская)

Заявки — журнал диспетчерской управляющей компании. Диспетчер и исполнители работают как привыкли — в Telegram-группе с темами по домам, а журнал, сроки и напоминания о просрочке ведутся сами.

1. Подключение Telegram-группы

1. Подключите бота компании (Настройки → Telegram/Max-боты), см. инструкцию «Telegram/Max-боты».
2. В @BotFather выключите боту режим приватности: /setprivacy → выберите бота → Disable. Иначе бот не видит сообщения группы.
3. Добавьте бота в группу диспетчерской и сделайте администратором.
4. Диспетчер привязывает свой Telegram: кнопка Привязать Telegram внизу левого меню. Право «Диспетчер заявок» выдаётся в Настройки → Пользователи компании.
5. В группе отправьте /zayavki — группа станет диспетчерской.

2. Как поставить заявку

Диспетчер просто пишет в тему дома, как раньше:

Бот отвечает карточкой заявки: номер, адрес, срок и кнопки. Квартира берётся из «кв. 45», срок — из «срок 2 часа» («срок сутки», «срок 3 дня», «срок неделя»); если срок не указан — сутки. Исполнителя можно указать @ником в тексте или кнопкой 👷 Исполнитель. Можно отправить фото с подписью — фото прикрепится к заявке.

Вне тем (в общей ветке) адрес пишется в начале: «Лизюкова 6, кв. 45, …» — бот найдёт дом в справочнике. Заявку может поставить и не диспетчер: сообщение должно начинаться с #заявка.

Бот принял обычное сообщение за заявку — нажмите ✖️ Не заявка, и она исчезнет без следа.

3. Как закрыть заявку

Исполнитель отвечает (Ответить) на сообщение с заявкой или на карточку бота словом «закрыто», «выполнено» или «готово» — можно вместе с фото результата. Заявка закрывается, карточка обновляется, в журнале отмечается, кто и когда закрыл и уложился ли в срок. Можно и кнопкой ✅ Выполнено.

Любой другой ответ на заявку попадает в её историю как комментарий, фото — как фото результата.

В личке бота (Telegram или MAX). Назначенному исполнителю заявка приходит в личные сообщения с кнопками ▶️ Взял в работу и ✅ Выполнено. Можно и словами — ответом на это сообщение: «взял», «в работе», «беру» — заявка переходит в колонку «В работе» и начинает считаться время; «закрыто», «выполнено», «готово» — заявка выполнена (можно приложить фото, подпись «закрыто» к фото тоже закрывает). Любой другой ответ — комментарий. Если у исполнителя одна заявка в работе, короткое «взял» или «закрыто» можно писать и без ответа на сообщение. Всё это сразу видно в журнале, на доске и в карточке заявки в группе.

4. Сроки и исполнители

• Продлить срок — кнопки +2 ч, +сутки, +3 дня, +неделя на карточке или ответ на заявку «продлить на 2 дня». Продлевает только диспетчер.
• Когда срок вышел, бот один раз напоминает в ветке заявки и пишет исполнителю в личку (если он привязал Telegram).
• Повторная заявка помечается «⚠️ 3-я за месяц»: за 30 дней в этом доме уже были заявки по той же квартире или того же вида — повод проверить, как закрыли прошлые.
• Ответственные. В Справочники дома → Ответственные для каждого дома и вида заявок выбирается сотрудник: например, по Лизюкова 6 сантехника — Петров, по Хользунова 10 — Иванов. Строка «Все дома» — ответственный по умолчанию. Новая заявка этого вида по дому сразу назначается ему и приходит в Telegram и MAX (если он их привязал). В форме заявки ответственный подставляется сам — диспетчер может выбрать другого и добавить Ещё исполнители: заявку получит каждый.
• Исполнитель не обязан быть пользователем сайта: если закрыл электрик без аккаунта, в журнале будет его имя из Telegram.

5. Журнал на сайте

Раздел Заявки: вкладки «В работе», «Просроченные», «Выполненные», фильтр по дому и периоду, поиск по номеру, квартире и тексту, выгрузка в CSV (открывается в Excel). В карточке заявки — история всех изменений и фото. Заявку можно создать и на сайте: она сама уйдёт в тему дома в Telegram.

6. Заявки на доске задач

Каждая заявка — карточка на Доске задач, а каждый дом — проект доски: выберите дом вверху доски, и увидите все его заявки по колонкам. Номер заявки стоит перед названием карточки.

• Новая заявка встаёт в колонку «Новая» доски своего дома. Перетащили в финальную колонку («Готово») — заявка выполнена, карточка в Telegram обновится; вынесли обратно — снова в работе.
• Отменённые заявки попадают в колонку отмены (если её нет, она появится сама — «Отменена»).
• Исполнитель и срок, поменянные на доске, тоже сразу видны в Telegram.
• У каждого дома своя доска со своими колонками. Добавить, переименовать, поменять порядок, отметить статус новых, финальную и колонку отмены может администратор компании — Настройки → Доски.

7. Отчёт по дому и дашборд

Справочники дома → Дома → отчёт — отчёт по дому за период (этот год, прошлый год, 12 месяцев или свои даты): сколько заявок поступило и выполнено, сколько просрочено, доля выполненных в срок, среднее время выполнения, разбивка по видам и подвидам и по месяцам, сверху — паспорт дома с площадями. Кнопка Печать / PDF печатает отчёт без меню (в окне печати выберите «Сохранить как PDF»), CSV для Excel — то же таблицами и список заявок. Подходит как основа для ежегодного отчёта УК перед собственниками.

Заявки → Дашборд — сводка по всем домам: просрочки по домам, среднее время выполнения и доля в срок по исполнителям (и подрядчикам), самые частые виды заявок, поступило и выполнено по неделям. «Просрочено» в отчётах — заявка выполнена позже срока или всё ещё открыта после срока.

8. Оборудование дома: поверки и ТО

В паспорте дома (Справочники дома → Дома → паспорт) и в общем списке Справочники дома → Оборудование заводятся лифты, ИТП, приборы учёта, домофон: что проводим (ТО, поверка, освидетельствование), периодичность в месяцах, даты последней и следующей проверки, кто обслуживает.

• Если указать последнюю проверку и периодичность, следующая посчитается сама.
• За 30 дней до срока бот один раз напоминает в тему дома в Telegram-группе диспетчерской.
• Провели — нажмите Проведено (с датой): срок сдвинется на периодичность, и перед новым сроком бот напомнит снова.

9. Подрядчики

Справочники дома → Подрядчики — лифтовая, домофонная, вывоз мусора и т. п. Заявку пересылают подрядчику с её карточки на сайте (блок «Подрядчик» → Переслать) или кнопкой 🏢 Подрядчик на карточке в Telegram. Подрядчик становится исполнителем заявки: срок, просрочки и напоминания — как у своих.

• Ссылка без аккаунта. У каждого подрядчика своя ссылка — по ней он видит свои открытые заявки, пишет комментарий, прикладывает фото и нажимает «Выполнено». Ссылку можно перевыпустить — старая перестанет открываться.
• Telegram. Чтобы заявки приходили подрядчику в Telegram, отправьте ему ссылку на бота (или команду /start ctr_…) со страницы подрядчиков — он нажимает «Старт» в личке бота. Под каждой заявкой у него кнопка ✅ Выполнено; о просрочке бот напомнит и ему.
• Назначили своего исполнителя — заявка у подрядчика пропадает.